5 dicas eficazes pra gerenciamento de time remoto 

O gerenciamento de time remoto, que é aquele formado pelos colaboradores que trabalham a distância, ainda é um desafio na cultura organizacional das empresas. Muitos gestores têm o costume de exercer controle com base no que podem verificar pessoalmente.

Porém, essa cultura precisa mudar pra que diversos modelos de negócios possam ganhar agilidade e adaptar seus processos. Com a pandemia do coronavírus (COVID-19), o debate sobre o tema se intensificou e até o Congresso Nacional, que costuma ser resistente às inovações, acabou se percebendo diante do desafio de votar leis remotamente.

Este momento de urgência está nos mostrando como o tema precisa receber a atenção das empresas que desejam assumir posições de protagonistas na mudança e assim se tornarem líderes em produtividade e Transformação Digital.

Quer aprofundar seu conhecimento no assunto? Então conheça com a gente mais sobre esse modelo de trabalho e dicas para implementá-lo com eficiência.

O que é um time remoto?

Não espere uma definição de dicionário! Este tópico tem a função de lembrar a você sobre o quanto o trabalho depende das pessoas. Gerenciar uma equipe que atua longe da empresa significa se relacionar com os colaboradores, e não deve ser necessariamente entendido como uma rotina home office.

Por exemplo, se for o caso de um trabalho na residência, será preciso pensar em um contexto com filhos passeando pela sala, animais domésticos competindo por atenção e outras distrações domésticas. Só que existem também outras situações, fora da rotina do lar, como a dos times que trabalham remotamente na sede dos clientes.

Logo, o trabalho remoto não é de fato sobre onde você trabalha. É sobre como liderar quem não está presente de maneira física, engajar as pessoas em torno de um propósito, produzir sinergia com base em objetivos estratégicos e promover um espírito cooperativo, tudo isso sem a proximidade com a qual estamos acostumados.

Quais são os benefícios de trabalhar dessa maneira?

Diante do desafio, muitos gestores naturalmente se questionam sobre as razões de optar pelo trabalho remoto. A resposta parece relativamente simples: é como as empresas farão daqui em diante, pois isso as torna mais competitivas. Mas veja que temos outros bons motivos.

Custos reduzidos

Uma empresa tradicional envolve custos fixos altos e proporcionais à quantidade de pessoas trabalhando. Um grupo menor necessita de menos estrutura, o que diminui os gastos. Além disso, considere as despesas de deslocamento, de tempo e até mesmo a segurança de cada colaborador.

Retenção de talentos

As pessoas adoram trabalhar em casa, que é uma das possibilidades pra o trabalho remoto. Além disso, as empresas com modelos de gestão modernos têm mais chance de sucesso e atração de pessoas nas condições ideais para acompanhar os novos processos.

Ampliação das fronteiras

Os colaboradores que vão fazer a diferença na empresa podem estar em qualquer lugar, não é mesmo? E essa situação não se torna um fator limitante quando existe a cultura do trabalho remoto na organização.

Quais são as 5 dicas para gerenciar a operação remota?

Gerenciar uma equipe remota exige uma mudança de mindset que precisa começar pelas lideranças. Esse comprometimento é fundamental pra aceitar as mudanças do mercado e da sociedade e, assim, obter resultados de alto impacto.

Veja como fazer isso e aplicando as dicas a seguir.

1. Estimule a participação

Nesse cenário, o engajamento do time precisa ser estimulado com base na participação de todos nas ideias e definições. Quanto menos centralizada for a decisão, maior será o comprometimento do time, pois as pessoas se sentem mais responsáveis quando participam.

2. Faça reuniões constantes

A distância aumenta a necessidade de troca de informações, análises e definições. Reuniões constantes ajudam a alinhar atividades, identificar problemas individuais e organizar tarefas cooperadas com o objetivo de definir soluções.

3. Defina um cronograma de projetos

Em um trabalho remoto, o horário de expediente é menos importante que os resultados. As pessoas precisam se acostumar a gerenciar tarefas e objetivos. Logo, é importante manter prioridades e organizar as demandas.

4. Estabeleça canais eficientes de comunicação

A distância não é uma barreira se a comunicação do seu time estiver alinhada. A real questão está na dificuldade de comunicação entre as pessoas. Por isso, é importante organizar canais remotos que propiciem não só a manutenção do contato, mas também a sua melhoria. Existindo um plano eficiente, a localização se torna irrelevante.

5. Utilize boas ferramentas

Boa parte da comunicação ocorre por meio do compartilhamento de arquivos e do uso de plataformas específicas pra trabalho remoto. As tecnologias funcionam como as principais estruturas de suporte aos colaboradores, que podem contar com ótimas soluções, como as que vamos mostrar aqui.

G Suite

O G Suite é um pacote integrado com aplicações na nuvem, orientado à produtividade e bastante utilizado pra quem trabalha remotamente. Ele é ótimo pra compartilhar documentos, arquivos, planilhas e apresentações, que são criados na própria ferramenta e armazenados na nuvem.

Ainda que o ideal seja operacionalizar as rotinas com uma solução personalizada, com funções de controle e execução adequadas às particularidades da empresa, há muitas situações em que é necessário compartilhar ou solicitar colaboração na criação e edição de arquivos. Em momentos como esses, o G Suite se mostra uma excelente solução para escalar o trabalho.

Team Viewer

O Team Viewer é uma aplicação de compartilhamento de tela. Ela é muito eficiente, por exemplo, quando um técnico presta serviço de suporte a um usuário remoto. Nesse caso, ele pode acessar a máquina com problema de onde estiver e aplicar comandos pra resolver o caso.

Opções similares ao nosso exemplo não faltam no mercado e são altamente recomendadas como formas de estimular a cooperação em uma equipe remota, mas precisam oferecer segurança.

Afinal, integrantes do time podem fornecer autorização pra que seus colegas assumam o controle de suas máquinas em alguma dificuldade, por exemplo. No caso do Team Viewer, esse tipo de cooperação pode ser estimulada sem receio, pois o acesso é fornecido temporariamente por meio de um código que não pode ser usado uma segunda vez.

Trello

O Trello é uma ferramenta de monitoramento de tarefas. Não é a única opção para esse tipo de gerenciamento, mas é a mais conhecida dentre as disponíveis no mercado, tendo como base o método Kanban. Além de organizar a execução de tarefas, oferece dados sobre a produtividade e as pendências, por exemplo.

Home Based

O Home Based é uma plataforma de home office completa de gestão que conta com funcionalidades de monitorias, segurança e controle. Por exemplo, o login é efetuado por um leitor biométrico, que garante a identidade do usuário que acessa a plataforma. Assim, um colaborador não pode fazer login fora do horário de trabalho — o que poderia gerar problemas trabalhistas.

A conexão é criptografada pra garantir maior segurança, e, pra evitar atividades paralelas, existem bloqueios de multissessão e restrições de acesso durante o período de trabalho. Com isso, segmentos que normalmente encontrariam barreiras, por conta de dados sensíveis e legislações mais restritas, podem se abrir para essa modalidade.

Outro diferencial da solução Home Based é o serviço prestado pela Mutant, que inclui treinamento dos gestores, pra que eles sintam a segurança necessária ao interagir com a equipe, tenham acesso aos dados de desempenho de cada integrante e até rastreiem a localização dos usuários — que não podem acessar o sistema de locais que não forem validados.

Pra concluir a conversa, pense no gerenciamento de time remoto como uma forma de aumentar a produtividade da equipe e mantê-los engajados e alinhados com os objetivos da empresa. É por causa dela que a tecnologia é fundamental, uma vez que, em muitos segmentos, não é possível alcançá-la sem organização e monitoramento.

Aliás, esse é um tema que merece total atenção. Acesse e confira o conteúdo complementar sobre aumento de produtividade que separamos pra você!